Peter Druker dice en su libro Managing in Turbulent Times:
El supuesto más probable en un periodo de turbulencia es que los eventos únicos no puede, por definición, ser planeados. Pero frecuentemente pueden ser previstos. Esto requiere estrategias que anticipen donde es más probable que los cambios más grandes ocurra y como es probable que sean. Estrategias que conviertan la turbulencia en oportunidades.
Poseer la habilidad de anticipar y reaccionar de forma correcta y ventajosa ante los cambios requiere, principalmente, un profundo conocimiento de cómo opera y se comporta la organización, además de un manejo eficiente y coordinado de los recursos esfuerzos emprendidos para alcanzar los objetivos planteados.
BPM, a pesar de que sus siglas están muy relacionadas a soluciones tecnológicas de BPMS, es en sí un enfoque gerencial donde a través de conocimiento, acuerdo, documentación, seguimiento y optimización de los procesos que en pleno comprenden las actividades que una organización realiza, esta puede alcanzar altos niveles de efectividad, agilidad y productividad a través de la colaboración coordinada de los distintos actores que participan en la ejecución de cada proceso. El uso de la herramienta tecnológica correcta tan solo facilita y promueve la obtención de todos estos beneficios, pero es el enfoque y comportamiento de la organización la que sienta la pauta que implicara el éxito o fracaso del esfuerzo de adoptar este enfoque.
La gerencia de programas es la práctica de coordinar la definición, ejecución y evaluación de distintos proyectos independientes para que la suma de los beneficios obtenidos permita alcanzar objetivos de mediano y largo plazo que en si son demasiado complejos para ser visualizados desde la perspectiva de un único esfuerzo o proyecto. El manejo del plan estratégico de una organización se convierte en una gerencia de programa cuando existen los responsables, procedimientos y prácticas para asegurarse que cada iniciativa de proyecto esta alineada con alcanzar las metas planteadas.
Adoptar BPM e implementar una gerencia de programas no son prácticas finitas ni rígidas. Los procesos de una organización deben ser cambiados y ajustados mientras que los objetivos estratégicos deben revisados a fin de adaptarse a las nuevas condiciones de mercado. Ambas tienen un impacto en toda la organización e implican cambios de comportamiento en todos los niveles. La buena noticia es que cada una puede sacar ventaja de la otra:
- Entender a detalle y objetivamente como opera la organización y donde están las áreas de oportunidad para mejorar apoya a determinar el camino por recorrer para alcanzar el objetivo planteado
- Los proyectos a realizar dentro de la gerencia de programas pueden estar enfocados en ajuste, automatización y optimización de los procesos de la organización.
- Los proyectos efectivos de BPM son de corta duración, con beneficios palpables en corto tiempo lo que permite a la gerencia de programas evaluar rápidamente las decisiones tomadas y realizar ajustes de ser necesario.
- El seguimiento de las métricas de desempeño de cada proceso aporta a la gerencia de programas información sobre el progreso en el alcance de las metas propuestas.
Los próximos años plantean retos que se traducirán en oportunidades y éxitos para aquellas organizaciones que puedan reinventarse a sí mismas utilizando las herramientas más eficientes, económicas y de mayor valor. Si usted tiene cuota de responsabilidad de en su organización para hacerla más productiva, contácteme a fin de definir juntos un plan de trabajo para apoyarlo.
