Liderar una iniciativa de descubrimiento y modelado de un proceso de negocio puede ser una experiencia abrumadora. El objetivo no es simple: Plasmar en unos diagramas el comportamiento de toda una organizacion para el cumplimiento de una meta especifica. ¿Como saber si se esta siguiendo el camino correcto? ¿Como disminuir la posibilidad de estar obviando algo importante?. Si hubiese una receta fija, un post como este no tendría sentido.
El éxito en estar iniciativas esta muy relacionado a la experiencia y la colaboración de todas las partes. La intuición del analista de procesos y el apoyo de los patrocinantes son claves para llevar a buen termino el esfuerzo. Sin embargo, aquí van algunos consejos generales que pueden ser útiles:
- Empiece por el principio: ¿Cual es el objetivo real y palpable del proceso? ¿Como se determina si se ha alcanzado o no ese objetivo?. Esas repuestas deben existir y las partes involucradas deben estar de acuerdo en los enunciados.
- Ignore los sistemas actuales la mayor parte del tiempo: La mayoría de las veces las aplicaciones existentes representan una interpretación del proceso actual que puede ser acertada o no. Enfocarse en que hace y como lo hacen los aplicativos existentes es sinónimo de limitar el análisis del proceso.
- De arriba hacia abajo: Los esfuerzos deben estar orientados a identificar los siguientes tipos de procesos en orden:
- Macro procesos base: De alto nivel, alineados con los objetivos estrategicos
- Fases: Procesos que representan cada una de las actividades del macro proceso
- Escenarios: Distintas formas de que cada fase se de por completada
- Integraciones: Interacciones de las actividades de los escenarios con humanos, sistemas u otros procesos
- Valide con la audiencia adecuada: A medida que identifica los procesos de forma vertical, valide con los niveles organizativos adecuados: Macro procesos con personal directivo o ejecutivo, fases con responsables de lineas de negocio, escenarios con gerencias operativas .
- Haga la preguntas correctas: “¿Como realizan ustedes sus actividades?” solo trae respuestas sobre la forma ideal y perfecta en como ocurren los procesos. Es necesario revisar casos anteriores, preguntar por los problemas, por las soluciones y por todos aquellos casos excepcionales que acaparan la atención del área.
- Las decisiones no son procesos: Es importante identificar y separar los criterios de decisión de los flujos de los procesos. Las secuencias de actividades tienden a ser menos cambiantes que los criterios que se usan para determinar el camino correcto.
- Las métricas son lo mas importantes: La automatizacion de un proceso esta por el objetivo de garantizar de que este se ejecute apega a unos criterios de calidad y eficiencia. Es necesario identificar como se mide el desempeño desde el mismo momento en el que define el proceso.
- Cada quien debe verse representado: Modelando el proceso es importante que cada participante involucrado se vea representado y sus actividades, como son comprendidas por el, plasmadas a detalle. Puede no ser necesario llegar a esos niveles de detalle para tener un proceso ejecutable, pero hacerlo asegura la validez del mismo.
- Mire hacia los lados: ¿Hay regulaciones relacionadas al proceso que se esta modelando? ¿Políticas corporativas? ¿Practicas de auditoría?. Existen requerimientos que impactan directamente a nuestro modelado que no provienen directamente de la definición del proceso ni de sus participantes.
- Este listo para hacer lo que sea necesario: Los procesos recorren a las organizaciones transversalmente, afectando relaciones, responsabilidades y la forma como al final se espera que las distintas áreas de comporten. Como facilitador es necesario convertirse a veces en asesor, apoyo de recursos humanos y negociador para el establecimiento de las operaciones regidas por nuestro BPM.
¿Interesado en conocer mas u obtener apoyo en su iniciativa?. No dude en contactarme o asistir a uno de mis entrenamientos.
Y usted, ¿que consejo puede compartir?
