El arte del modelado de procesos de negocio ejecutables.

El 31 de agosto de 2009 realizamos el tercer evento del ciclo especial de seminarios BPM para Latinoamérica. Cumpliendo con lo prometido durante el evento, en esta entrada les comparto las láminas utilizadas, la grabación del evento, un resumen del contenido del seminario y las respuestas a las preguntas recibidas durante la sesión.

Presentación

Grabación

Existen varias alternativas para ver el video del seminario:

  1. Quienes  se registraron pueden utilizar el enlace recibido en los correos de confirmación de registro y recordatorio.
  2. Quienes no se hayan registrado, pueden acceder a la grabación a través del siguiente enlace: https://www2.gotomeeting.com/register/601968675
  3. Quienes prefieran descargar el video, puede hacerlo aquí: http://bpms.intalio.com/files/resources/Latam/El_arte_del_modelado_de_procesos_de_negocio_ejecutables.zip

IMPORTANTE: Tomen en cuenta que necesitan tener instalado un “códec” especializado para ver el video. Pueden leer más información la sección de soporte de GoToMeeting (https://www2.gotomeeting.com/pre/corp/faq9.tmpl#playbackwebinar) y descargar el software necesario en https://www1.gotomeeting.com/codec

Resumen

Al momento de modelar un proceso de negocio cuya ejecución será automatizada por una herramienta como Intalio|BPM, es necesario tener claros los objetivos que se están persiguiendo:

  • Transmitir información de forma explícita y ajustada a la audiencia.
  • Visualizar los procesos desde la perspectiva de una entidad controladora y ejecutora.
  • Capturar detalle de la ejecución de los procesos.
  • Documentar el rol y responsabilidad de cada actor dentro del proceso.
  • Manejar escenarios de ejecución para rutas normales y excepcionales.
  • Mantener un máximo de separación entre la definición del proceso de negocio y los participantes tecnológicos.

Utilizando las bondades del lenguaje BPMN y las facilidades brindadas por Intalio|Designer, los objetivos planteados se alcanzan a través del desglose progresivo de la definición y/o alcance del proceso en diagramas que detallen como se implementan las actividades en los niveles inferiores de la organización. Este desglose se hace considerando el detalle del proceso, sin reparar como el estado actual de la plataforma computacional soportara las actividades. En el nivel apropiado de detalle se realizan las integraciones con los aplicativos existentes dejando en medio una capa de separación lógica que permita generar independencia por parte del proceso de la tecnología disponible en este momento.

A través de la práctica de afinar los detalles del proceso a través del desglose del mismo en fases, escenarios, integraciones y servicios es posible obtener:

  • Información ajustada a audiencia que la define y mantiene.
  • Diferentes niveles de métricas para seguimiento del proceso de negocio a todos los niveles organizativos.
  • Diagramas intercambiables a distintos niveles de detalle.
  • Separación lógica entre el soporte tecnológico y la definición de procesos.

Preguntas y respuestas

¿Existen plantillas de procesos predefinidas para procesos que estén disponibles  para ser consultadas, sin costo alguno.?

  • No en la oferta actual de Intalio. Otros proveedores comercializan modelos de procesos base. Sin embargo, dada la naturaleza de los procesos y su dependencia de la realidad de una organización particular, ¿hace sentido tener procesos predefinidos? ¿No sería eso repetir la historia de los ERP, donde la mayoría de las organizaciones terminan ajustándose a lo que el sistema de su preferencia haga?.

Para entender mejor la suite de herramientas de Intalio, ¿Cual sería el siguiente curso para entrar en más detalles de las herramientas?

  • Nuestros entrenamientos públicos se basan en un curso llamado “Intalio|BPM, del diseño a la ejecución”. El curso está organizado para que distintos perfiles de usuarios (gerentes, analistas de procesos, desarrolladores y líderes de proyecto) puedan obtener el mayor beneficio del mismo. Puedes ver información sobre los próximos cursos públicos en  http://www.intalio.com/services/training/upcoming-training/ o aquí en la barra izquierda.

Dada la nueva nomenclatura que BPMN plantea, ¿como esta compatibiliza con diagramas tipo UML?

  • UML es una nomenclatura para el modelado, visualización, diseño, documentación y construcción de sistemas de información basados en orientación a objetos. BPMN es una notación creada específicamente para modelar y documentar procesos de negocios. Son dos áreas completamente distintas que pueden convivir sin problemas ya que cada una se utiliza en contextos distintos.

¿Considera que el BPM puede o debe verse como superador al ERP? ¿Deben convivir solamente?

  • Un ERP es, al igual que cualquier otra aplicación, un sistema que participa activamente en los procesos de negocio. La implementación de BPM en ningún momento pretende o desea inmiscuirse en el ámbito de ese tipo de sistemas de gestión. Sin embargo, y esta es una opinión muy personal, una de las causas más común de los tantos fracasos en las implementaciones de ERP es el empeño de utilizar un sistema transaccional para controlar los procesos de negocio. En el momento que se comienzan a querer incluir en el alcance del ERP la gestión de los procesos se está forzando la barra y generando una cantidad inmensa de riesgos. Cada herramienta tiene su uso óptimo y aunque pudiésemos usar un martillo para apretar un tornillo, definitivamente no sería buena idea. BPM = Gestión de procesos, ERP = Gestión y planificación de recursos.

¿Que información genera para poder realizar Costo basado en actividad? Cada flujo o instancia puede costearse?

  • En la definición de procesos de negocios ejecutables una de las primeras tareas es definir como se va a realizar el seguimiento del desempeño del proceso. Para aquellas organizaciones que hacen ABC (Activity based costing), es muy simple identificar cuales segmentos del proceso consideran una actividad y en función de que parámetros (duración, esfuerzo, cantidad de recursos, etc..) realizan el cálculo. Una herramienta como Intalio|BAM apoya en la implementación de esas prácticas.

Estoy Agradecido de estos Seminario me ha ayudado mucho para el planteamiento que tengo para mi Tesis de la maestría que estoy haciendo lo felicito.

  • Gracias :)

Tomando en Cuenta que los procesos son Neutros y no tienen dueño podemos decir que no hay dueños, si no que podemos decir que son actores?

  • Actores o participantes son todos aquellos recursos (humanos, sistemas o procesos)  que tiene un rol activo en el proceso. No hemos dicho que los procesos son neutros y, de hecho, necesitamos identificar al menos un “dueño” o patrocinador de cada proceso. Es esa persona o cuerpo quien tiene responsabilidad de decisión sobre como se ejecuta un proceso particular. Las prácticas de desglose que hicimos permiten identificar distintos patrocinadores a través de toda la estructura organizacional.

¿Es BPMN diferente de BPEL ?

  • Si. BPMN es Business Process Modeling Notation y se refiere al estándar para documentar y modelar procesos de negocio. BPEL es Business Procesos Execution Language y es un lenguaje de programación que permite ejecutar procesos de negocio a través del uso de distintos servicios web.

¿Hay alguna capacitación de este tipo sobre lo que es en sí, una implementación de un sistema BPM?

¿Donde podríamos conseguir más información acerca de la automatización de procesos con Intalio BPM?

¿De quién nace la necesidad de implementar un BMP de TI o de la Gerencia?

  • La necesidad proviene del hecho de necesitar implementar y/o mejorar un grupo de procesos. Las implementaciones que tienen participación activa de las áreas funcionales tienden a ser más productivas y con menos riesgo.

Hola, ¿es posible utilizar a Intalio como documentador de procesos de un sistema SAP, es útil hacerlo? por ejemplo, para todos los procesos financieros operativos.

  • Si, es posible documentar cualquier proceso.

¿Cual sería el nivel óptimo de desglose de los procesos?

  • Muy buena pregunta. Serian 3 las claves: 1) Haber cubierto todos los escenarios de uso, 2) No duplicar funcionalidad existente en un sistema y 3) No depender de ningún sistema.

¿Para el desarrollo de modelos de procesos de negocio, se podría utilizar el flujo de trabajo que propone el Proceso Unificado en su Disciplina de Negocios?

  • Si.

¿El tener muchos archivos bpm(diagramas) afecta el desempeño de mi aplicación?.Es decir si tengo mi diagrama A y mando llamar en el a otros Diagramas B, C, D, (siendo ellos diferentes proyectos bpm, a mi diagrama A)

  • Sí, hay una penalidad en el desempeño. Sin embargo la separación de diagramas es necesaria para documentación del proceso y facilidad de mantenimiento. Además un BPM no es una herramienta OLTP (OnLine Transaction Processing) y su objetivo no es completar transacciones en el menor tiempo posible. Ese pequeño porcentaje de pérdida de desempeño se justifica con creces cuando se hace con el objetivo de facilitar la comunicación y entendimiento de un proceso de negocio.

Desde su punto de vista un proceso de negocio que no tiene interacción humana, ¿se podría considerar un proceso de negocio?… Por ejemplo un proceso de negocio que se inicia a partir de un evento determinado pero que no tiene interacción con personas.

  • Si. Mientras sea una secuencia de actividades y decisiones para alcanzar un objetivo especifico, es un proceso de negocio.

Muchas gracias a todas las personas que participaron en el evento. Siéntase en la libertad de comentar en esta nota o contactarme directamente para aclarar cualquier duda que existiese. No olviden suscribirse a este Blog para mantenerse informado de nuestras actividades en Latinoamérica.

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  • Eva Rodriguez

    Buenos Días
    A fin de completar el modelado de un proceso de negocio, puede ser necesario construir diagramas que permitan visualizar el negocio desde otras perspectivas, tales como, un diagramas que represente las interrelaciones entre los diferentes proceso de negocio de alto nivel o diagramas en los que se pueda representar el contexto de un proceso de negocio.

    Puedo construirlos con Intalio designer?

    Mucho le agradezco su atención

  • http://www.estebanf.com Esteban Jose Felipe Mujica

    Hola Eva,

    En Intalio|Designer puedes modelar cualquier proceso basado en el lenguaje BPMN. Puedes tener diagramas que representen procesos de alto nivel y/o cadena de valor de una organizacion. Si lo que buscas expresar se puede hacer en BPMN, entonces Intalio|Designer es la herramienta a utilizar. En caso contrario puedes utilizar otra herramienta e importa a Intalio|Designer el diagrama creado a fin de que se convierta en un artefacto del proyecto BPM (Lo que permite que viaje junto a los demas artefactos al servidor y sea versionado).

    Saludos,

  • Yadhy

    Hola Esteban, tengo una duda veras yo entendi que BPMN es una notacion al igual que UML, ahora RUP que es una metodologia que utiliza la notacion UML para optener todos los artefactos y tambien me indica una serie de pasos para modelar, me preguntaba entonces si BPMN es una notacion entonces cual es la metodologia que me indica como debo modelar mis procesos?

  • http://www.estebanf.com Esteban Jose Felipe Mujica

    Hola Yadhy.

    El modelado del proceso debe plasmar la realidad del proceso y ajustarse a lo que se encuentre implementado en la organización. La correcta y eficiente diagramación de los procesos es algo que tiene mas que ver con la correcta utilización de la notación y aplicación de técnicas como las discutidas en esta presentación. La definición y evolución de los procesos seria otro nivel de análisis que estaría mas relacionada con uso de practicas de índole gerencial como mejoramiento continuo o Six Sigma. Esas practicas estaría acobijadas dentro de lo que se denomina BPM (Business Process Management) que tiene que ver con la gestión integral del ciclo de vida de los procesos.

    Saludos,