El 27 de agosto de 2009 realizamos el segundo  evento del ciclo especial de seminarios BPM para Latinoamérica. Cumpliendo con lo prometido durante el evento, en esta entrada les comparto las láminas utilizadas, la grabación del evento, un resumen del contenido del seminario y las respuestas a las preguntas recibidas durante la sesión.

Presentación

Grabación

Existen varias alternativas para ver el video del seminario:

1. Quienes  se registraron pueden utilizar el enlace recibido en los correos de confirmación de registro y recordatorio.
2. Quienes no se hayan registrado, pueden acceder a la grabación a través del siguiente enlace: https://www2.gotomeeting.com/register/999859315
3. Quienes prefieran descargar el video, puede hacerlo aquí: http://bpms.intalio.com/files/resources/Latam/Intalio_BPM_factor_diferenciador_en_el_gobierno_electronico.zip

IMPORTANTE: Tomen en cuenta que necesitan tener instalado un “códec” especializado para ver el video. Pueden leer más información la sección de soporte de GoToMeeting (https://www2.gotomeeting.com/pre/corp/faq9.tmpl#playbackwebinar) y descargar el software necesario en https://www1.gotomeeting.com/codec

Resumen

Empezamos colocando en contexto la definición de gobierno electrónico como la práctica del uso de la tecnología para proveer y/o mejorar las interacciones con los distintos actores de la sociedad. Las motivaciones y resultado de la aplicación de estas prácticas tienen repercusiones a nivel social, económico y político dentro de los estados. Sin embargo su implementación no estaba libre de retos a tener que resolver las complicaciones presentadas al intentar establecer cooperaciones entre distintas agencias donde es muy probable que existan distintos paradigmas culturales. Además esta la disponibilidad real de una infraestructura tecnológica y comunicacional junto a los costos para ofrecer, no solo la base de los servicios, sino la implementación actual y el mantenimiento en el tiempo. Por último se debe abordar el tema sobre la generación de confianza en la sociedad sobre el uso de esos canales y que plan de adopción se utilizara para fomentar su aceptación.

Proseguimos revisando el desempeño de la región basado en el estudio sobre gobierno electrónico realizado por las naciones unidas en el 2009. De esos datos pudimos extraer que solo 5 países latinoamericanos aparecen en la lista de los 50 primeros, siendo la posición más alta ocupada por México en el puesto #37.  Sin embargo en la región centroamericana la que posee el menor índice de desempeño cuando se compara con Suramérica y Caribe;  y en promedio toda la región tiene una brecha de 36% cuando se le compara con los resultados alcanzados por Europa y Norteamérica. Basados en estos datos es claro que en la región se ha tenido un desempeño bastante aceptable aunque sabemos que el estado del arte de la tecnología permite estas mucho más avanzado. Adicionalmente la mayor parte del progreso viene por la difusión de información y la implementación de manejo de formularios electrónicos para algunos trámites ante instancias de gobierno. Este escenario indica claramente que es el momento de abordar el camino que resta por recorrer con otros enfoques y herramientas.

La ventaja que tiene el sector gobierno en comparación  con los retos que aborda el sector privado ante la implementación de procesos de negocios como motor de sus actividades, es que las entidades gubernamentales cuentan con un marco legal y reglamentario que rige desde la misma definición de las instituciones hasta como deben realizar sus distintas labores. Es entonces en la traducción de esas leyes y reglamentos  a actividades por parte de cada miembro que componen una institución donde está la oportunidad de maximizar la eficiencia de las interacciones entre gobierno y sociedad.

La incorporación de los conceptos de gestión de procesos y la automatización de los mismos con herramientas como Intalio|BPM permite cambiar el enfoque tradicional, con procesos manuales y uso de sistemas transaccionales, para darle paso a una automatización centralizada y control de las actividades realizadas junto al manejo información digital para complementar el uso de expedientes físicos. s emprendimientos no están libres de riesgos y costos, por lo que hace poco sentido dentro de una administración de gobierno con objetivos de disciplina presupuestaria consumir buena parte de su presupuesto en la adquisición de herramientas propietarias llenas de tecnología que tiene por objetivo limitar la capacidad de los clientes en evaluar nuevas opciones. Es por eso que para sectores de gobierno es importante contar con una herramienta como Intalio|BPM que está basada en la integración de distintos proyectos de código abierto, no tiene costos de licenciamiento, provee licencias perpetuas de uso y se hace disponible a través de suscripciones de soporte. Este modelo de comercialización le permite a quienes toman las decisiones dentro de entidades de gobierno saber que cuentan con una herramienta que cumple con las 4 libertades del software libre.

Preguntas y respuestas

Si queremos automatizar procesos de una organización, ¿se recomendaría empezar por establecer un BPMS y luego ir bajando en la estructura organizacional y luego determinar que sistemas transaccionales son necesarios?

• Absolutamente. Hacerlo de la manera inversa es limitar al negocio en función de la disponibilidad, capacidad y enfoque de los sistemas transaccionales.

¿Las mejoras de proceso deberían hacerse una vez reflejado los procesos actuales (reales) de la organización en el BPMS?

• Siempre es necesario partir de lo que existe, de lo que es real. Lo único real son los procesos que están implementados el día de hoy. Conocer su desempeño y entender los objetivos que se desean alcanzar deja un panorama claro de cuáles son las acciones a hacer.

¿Podemos decir que el BPMS podría proporcionar en todo momento reportes de trazabilidad de los procesos?

• Cualquier BPMS que tenga la intención de ser útil proporciona trazabilidad sobre cada acción que ejecuta. Intalio|BPM ciertamente lo hace. Ofrece monitoreo de proceso con detalle de los mensajes intercambiados y también es posible definir métricas de negocio para hacerles seguimiento utilizando el modulo de Intalio|BAM

¿Podemos decir que el BPMS puede ser el coordinador de las interacciones con los sistemas transaccionales?

• Sería una de sus funciones. Quizás la forma correcta de decirlo es que el BPMS es el coordinador de las actividades realizadas por sistemas, humanos y otros procesos para alcanzar un objetivo específico a través de la ejecución de un proceso de negocio

Es posible integrar servicios con Intalio si estos no son expuestos en Web Services, sino como servicios HTTP?

• Si. Intalio tiene soporte para consumir servicios expuestos bajo arquitectura REST. Intalio maneja la capa de integración con Apache Axis, lo que permite interactuar con funcionalidades definidas como POJO, Email, Servicios HTTP, Servicios SOAP, Filesystem, TCP, etc…

Esteban. Sabes si en Colombia existe alguna Universidad que capacite a sus estudiantes en las mejores prácticas para implementar Intalio? O si hay alguna comunidad dedicada a Intalio? Gracias.

• No que yo esté enterado, aunque nos encantaría que mas universidades si sumaran a nuestro programa de alianzas y hagan uso de Intalio Community Edition con sus estudiantes

Existen metodologías para llevar el plan de adopción con BPMS? Alguna metodología que funcione mejor con Intalio?

• No de amplia difusión. Intalio ofrece asesoría continua a clientes interesados en esos resultados a través de los Centros de Excelencia

Cuáles son las limitaciones de la versión Community de Intalio respecto de la versión Empresarial

• Intalio Community edition tiene las siguientes “limitaciones”: A) No tiene soporte comercial, B) No puede ser expandida con módulos empresariales y C) No es posible instalarla en cualquier combinación e Application Server y Base de datos. De resto es un BPMS 100% funcional apropiado para quienes requieren una herramienta y no están interesados en contar con soporte, acompañamiento y asesoría

¿Hay alguna  guía para  construir un ROI para  justificar  un proyecto  de BPM   a un  CEO o  a un CFO?

• No una guía pasó a paso. Una iniciativa basada en BPM siempre está relacionada con la automatización y/o mejora de un grupo de procesos de negocio. Principalmente el ROI se hace calculando el beneficio proyectado menos la inversión asociada. Sin embargo hay varias aristas que contemplar. Me encantaría que entraras en contacto conmigo y revisáramos a detalle tu requerimiento.

¿Como podemos tener acceso a dichas mejores prácticas  y set de recomendaciones para implementar un BPMS

• Esas asesorías se comercializan dentro de nuestros paquetes “Fast Track” y dentro de los servicios de Centros de Excelencia. También es posible enseñarlas en entrenamientos privados. Puedes contactarme para más información al respecto

¿Tienen herramienta para pruebas de carga?

• No dentro de Intalio|Designer. Como los procesos son automatizados como servicios web, yo recomiendo utilizar SoapUI para realizar las pruebas funcionales y de stress.

¿Yo soy demasiado visual, lleve la clase de BPM en la universidad el semestre pasado, pero aun no puedo imaginar como es o como se ve, algún lugar donde pueda ver eso?

• Te voy a recomendar que revises los Screencasts publicados por Intalio (http://community.intalio.com/screencasts.html). Además de eso la mejor forma de experimentar con Intalio|BPM es asistiendo a nuestros entrenamientos públicos.

¿Podría decirse que Alfresco, la solución de intalio para gestión documental, no es realmente gratuita, ya que se puede descargar la versión community que tiene aun errores. La versión ESTABLE tiene costo. Porque la cobran, si se supone que sólo cobran el Soporte?

• Esta pregunta habría que hacérsela a un representante Alfresco. Yo no estoy en posición de hablar de su modelo comercial. Yo te puedo decir que quienes se suscriben al modulo Intalio|ECM obtienen la versión empresarial de Alfresco y el soporte directamente de nuestro equipo de ingenieros.

Intalio BPM ¿trabaja bajo el concepto de Coordinación dado por chileno Fernando Flores?

• No. Sin embargo la aplicación de sus conceptos se puede realizar de forma muy eficiente con una herramienta con Intalio|BPM

En cuanto al tema de “lo que un BPMS no es” mencionaste que no se modela el “”deber ser”", sin embargo es deseable modelar en la misma herramienta “”la realidad”" y el “”deber ser”" con la finalidad de implementar el rumbo que debe seguir el proceso de optimización continua de los procesos. ¿Es posible realizar esto en la herramienta?

• Te estás refiriendo a automatizar lo actual y plasmar el objetivo dentro de otro diagrama BPMN. Si, es posible realizar eso en la herramienta. Sin embargo es importante aclarar que lo que estas es usando un diagrama para expresar el objetivo que se desea alcanzar, por lo que realmente no estarías usando el BPMS.

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Muchas gracias a todas las personas que participaron en el evento. Siéntase en la libertad de comentar en esta nota o contactarme directamente para aclarar cualquier duda que existiese. No olviden suscribirse a este Blog para mantenerse informado de nuestras actividades en Latinoamérica.