Para los que no pudieron participar, aquí les dejo las láminas utilizados. Mi recomendación es que se tomen el tiempo de ver la grabación del evento, disponible en: https://www2.gotomeeting.com/register/975732202

Un recurso muy valioso para saber más de Tempo, es el blog que mantienen los desarrolladores líderes del proyecto: http://intaliotempo.wordpress.com

Nos leemos.

La grabación se encuentra disponible aqui . Recuerden que es posible que tengan que solventar algunos tecnisismos antes de verla (http://www.gotomeeting.com/fec/webinar/webinar_support).

Las condiciones son:

1. Una sola invitacion o cupon por compañia.
2. El pago del remanente del entrenamiento de Intalio|BPM Enterprise Edition debe ser realizado con tarjeta de credito.
3. No son acumulables con otras ofertas.

Las 10 personas en comentar en esta entrada, se llevan las invitaciones o cupones de descuento. Asegurense de especificar en que actividad desean participar.

Nos leemos.

Actualizacion Oct 19, 10:00 a.m.: Quedan disponibles:

• 4 invitaciones para la capacitiacion de Intalio|BPM Business Edition
• 3 invitaciones para la capacitiacion de Intalio|BPM Business Edition
• 2 invitaciones para la capacitiacion de Intalio|BPM Business Edition
• 5 cupones de descuento para la capacitacion de Intalio|BPM Enterprise Edition
• 4 cupones de descuento para la capacitacion de Intalio|BPM Enterprise Edition

Su comentarios y preguntas sobre la presentación son más que bienvenidas!.

Nos leemos,

La primera presentación es una instrucción a lo que significa BPM y lo que representa para las organizaciones. En esta presentanción quise hacer énfasis en que gestión de procesos es algo que se puede hacer con papel y lápiz, ya que es simplemente poner atención y acción sobre el control y seguimiento de procesos. La tecnología, desde las plataformas BPM hasta los sistemas de información, es tan sol el soporte para que los procesos ocurran de manera eficiente y controlada. Espero haber podido plasmar el mensaje de forma clara. Les dejo la presentación y, como siempre, sus comentarios y preguntas son bienvenidas.

Nos leemos,

Presentación

Grabación

Existen varias alternativas para ver el video del seminario:

1. Quienes  se registraron pueden utilizar el enlace recibido en los correos de confirmación de registro y recordatorio.
2. Quienes no se hayan registrado, pueden acceder a la grabación a través del siguiente enlace: https://www2.gotomeeting.com/register/284182690
3. Quienes prefieran descargar el video, puede hacerlo aquí: http://bpms.intalio.com/files/resources/Latam/Intalio_BPM_como_plataforma_para_el_cumplimiento_de_regulaciones.zip

IMPORTANTE: Tomen en cuenta que necesitan tener instalado un “códec” especializado para ver el video. Pueden leer más información la sección de soporte de GoToMeeting (https://www2.gotomeeting.com/pre/corp/faq9.tmpl#playbackwebinar) y descargar el software necesario en https://www1.gotomeeting.com/codec

Resumen

Empezamos estableciendo que por regulaciones entendemos a todos aquellos lineamientos que definen y/o afecta que hacen y como ejecutan sus actividades las organizaciones. Estos lineamientos provienen de marcos regulatorios, normativas, políticas corporativas, relaciones contractuales, etc. El apego a estos lineamientos por parte de las organizaciones trae retos consigo como el manejo de esfuerzos aislados, el cumplimiento continuo, el manejo del factor humano y los riesgos o consecuencias del no cumplimiento.

La forma tradicional en la que se realizan los esfuerzos para cumplir con las regulaciones empieza con la identificación de la necesidad para luego determinar,  basado en el conocimiento del negocio, el origen e impacto de los cambios que se necesitan implementar. A partir de allí se realizan los ajustes necesarios tanto en sistemas soporte como en procedimientos que rigen a la organización. Adicionalmente se implementa algún mecanismo, como reportes, para poder hacer el seguimiento necesario. Este enfoque tiene desventajas porque además de ser costos, no promueve la maximización de los beneficios de cada esfuerzo sino que de forma reactiva intenta agregar a las operaciones diarias el apego y cumplimiento de las regulaciones.

La incorporación de la práctica  de gestión de procesos y la implementación de una herramienta como Intalio|BPM permite abordar la necesidad de cumplimiento de regulaciones a través de estrategias de acciones inmediatas, de soluciones basadas en BPM y adopción corporativa

• De forma inmediata es posible implementar el seguimiento y monitoreo de procesos implementados en otros sistemas, lo que brinda visibilidad y trazabilidad de las operaciones disminuyendo los esfuerzos de desarrollo y ajustes necesarios
• Solución basada en BPM: A través de la automatización de procesos de negocio es posible disfrutar de una capacidad potenciada para identificar el impacto de cada regulación junto con las facilidades de modificación de los procesos que permiten incrementar la agilidad con la que se realizan las adaptaciones necesarias. Adicionalmente es posible centralizar el conocimiento relacionado a criterios de decisión representados en reglas de negocio lo que extiende los beneficios no solo a otros procesos sino también a otras aplicaciones.
• Por adopción corporativa se entiende el uso masivo de la práctica de gestión de proceso a todos los niveles de forma alineada con las estrategias corporativas y dentro de unos procedimientos que aseguren la gobernabilidad de las soluciones junto a una gestión comunicacional, que permita una participación activa de todos los miembros de una organización.

Preguntas y respuestas

¿Se maneja lo explicado con la versión Community?

• Si bien es posible implementar soluciones como las descritas con la versión community, será necesario incorporar otras herramientas para el manejo de métricas y reglas de negocio. La información dada en el seminario está basada en el uso de Intalio|BPM con los módulos Intalio|BAM e Intalio|BRE activados.

¿De qué forma evitas que la instancia caiga en Timeout, al momento de hacer consultas en un diagrama, a una base de datos.?

• Es imposible evitarlo ya que es una operación que depende de un sistema externo y un canal de comunicación, ambos propensos a fallos. La forma correcta de manejar esa situación es modelar el manejador de error para ese caso.

¿Es posible ingresar algún algoritmo especial para procesar alguna información o dato dentro del bpms?

• Si, aunque ese tipo de funcionalidad tiende a ser definida en servicios externos que son utilizados por el BPMS.

¿Las reglas de negocio se reflejan en los diagramas o existen una manera de reflejarlos?

• La evaluación de reglas de negocio son actividades que ejecuta el BPMS y se representan como tal.

En las sesiones anteriores se hablo sobre reflejar procesos reales de la organización , es decir levantar los procesos tal cual son y como la organización realmente trabaja, pero cuando existen normativas  legales que rigen los procesos, ¿como se hace en esos caso?, ¿Debemos modelar los procesos tal cual así no cumplan normativas legales establecidas y luego se hacen las mejoras y si llevan a una mejora de proceso y cumplimiento de normativas?

• Si una organización debe cumplir con alguna regulación y su proceso actual no lo hace, poco apoyo ofrecemos al modelar y automatizar un proceso ficticio que aun no son capaces de ejecutar. Basado en la automatización del proceso actual y el seguimiento del desempeño del mismo de cara al cumplimiento de una regulación, podremos más fácilmente identificar 1) ¿Por qué no se cumple? y 2) ¿Dónde hay que hacer ajustes para empezar a cumplir con la regulación?

¿Que ventajas adicionales vez en la implementación de Intalio para cumplimiento de SOX contra herramientas como las que tiene Oracle o SAP que fueron creadas para ese fin?

• Intalio|BPM no es una herramienta para cumplimento SOX. Intalio|BPM permite implementar una práctica eficiente sobre gestión de procesos que tiene, entre otros beneficios, la capacidad de convertirse en un canalizador para que las organizaciones puedan manejar los retos que el cumplimiento de regulaciones plantea. Intalio es una compañía que se creó para generar soluciones para la gestión de procesos y tenemos 10 años construyendo una oferta única donde englobamos los mejores esfuerzos de comunidades de código abierto junto a una oferta comercial accesible orientada a que los clientes manejen el riesgo de sus implementaciones

Presentación

Grabación

Existen varias alternativas para ver el video del seminario:

1. Quienes  se registraron pueden utilizar el enlace recibido en los correos de confirmación de registro y recordatorio.
2. Quienes no se hayan registrado, pueden acceder a la grabación a través del siguiente enlace: https://www2.gotomeeting.com/register/601968675
3. Quienes prefieran descargar el video, puede hacerlo aquí: http://bpms.intalio.com/files/resources/Latam/El_arte_del_modelado_de_procesos_de_negocio_ejecutables.zip

IMPORTANTE: Tomen en cuenta que necesitan tener instalado un “códec” especializado para ver el video. Pueden leer más información la sección de soporte de GoToMeeting (https://www2.gotomeeting.com/pre/corp/faq9.tmpl#playbackwebinar) y descargar el software necesario en https://www1.gotomeeting.com/codec

Resumen

Al momento de modelar un proceso de negocio cuya ejecución será automatizada por una herramienta como Intalio|BPM, es necesario tener claros los objetivos que se están persiguiendo:

• Transmitir información de forma explícita y ajustada a la audiencia.
• Visualizar los procesos desde la perspectiva de una entidad controladora y ejecutora.
• Capturar detalle de la ejecución de los procesos.
• Documentar el rol y responsabilidad de cada actor dentro del proceso.
• Manejar escenarios de ejecución para rutas normales y excepcionales.
• Mantener un máximo de separación entre la definición del proceso de negocio y los participantes tecnológicos.

Utilizando las bondades del lenguaje BPMN y las facilidades brindadas por Intalio|Designer, los objetivos planteados se alcanzan a través del desglose progresivo de la definición y/o alcance del proceso en diagramas que detallen como se implementan las actividades en los niveles inferiores de la organización. Este desglose se hace considerando el detalle del proceso, sin reparar como el estado actual de la plataforma computacional soportara las actividades. En el nivel apropiado de detalle se realizan las integraciones con los aplicativos existentes dejando en medio una capa de separación lógica que permita generar independencia por parte del proceso de la tecnología disponible en este momento.

A través de la práctica de afinar los detalles del proceso a través del desglose del mismo en fases, escenarios, integraciones y servicios es posible obtener:

• Información ajustada a audiencia que la define y mantiene.
• Diferentes niveles de métricas para seguimiento del proceso de negocio a todos los niveles organizativos.
• Diagramas intercambiables a distintos niveles de detalle.
• Separación lógica entre el soporte tecnológico y la definición de procesos.

Preguntas y respuestas

¿Existen plantillas de procesos predefinidas para procesos que estén disponibles  para ser consultadas, sin costo alguno.?

• No en la oferta actual de Intalio. Otros proveedores comercializan modelos de procesos base. Sin embargo, dada la naturaleza de los procesos y su dependencia de la realidad de una organización particular, ¿hace sentido tener procesos predefinidos? ¿No sería eso repetir la historia de los ERP, donde la mayoría de las organizaciones terminan ajustándose a lo que el sistema de su preferencia haga?.

Para entender mejor la suite de herramientas de Intalio, ¿Cual sería el siguiente curso para entrar en más detalles de las herramientas?

• Nuestros entrenamientos públicos se basan en un curso llamado “Intalio|BPM, del diseño a la ejecución”. El curso está organizado para que distintos perfiles de usuarios (gerentes, analistas de procesos, desarrolladores y líderes de proyecto) puedan obtener el mayor beneficio del mismo. Puedes ver información sobre los próximos cursos públicos en  http://www.intalio.com/services/training/upcoming-training/ o aquí en la barra izquierda.

Dada la nueva nomenclatura que BPMN plantea, ¿como esta compatibiliza con diagramas tipo UML?

• UML es una nomenclatura para el modelado, visualización, diseño, documentación y construcción de sistemas de información basados en orientación a objetos. BPMN es una notación creada específicamente para modelar y documentar procesos de negocios. Son dos áreas completamente distintas que pueden convivir sin problemas ya que cada una se utiliza en contextos distintos.

¿Considera que el BPM puede o debe verse como superador al ERP? ¿Deben convivir solamente?

• Un ERP es, al igual que cualquier otra aplicación, un sistema que participa activamente en los procesos de negocio. La implementación de BPM en ningún momento pretende o desea inmiscuirse en el ámbito de ese tipo de sistemas de gestión. Sin embargo, y esta es una opinión muy personal, una de las causas más común de los tantos fracasos en las implementaciones de ERP es el empeño de utilizar un sistema transaccional para controlar los procesos de negocio. En el momento que se comienzan a querer incluir en el alcance del ERP la gestión de los procesos se está forzando la barra y generando una cantidad inmensa de riesgos. Cada herramienta tiene su uso óptimo y aunque pudiésemos usar un martillo para apretar un tornillo, definitivamente no sería buena idea. BPM = Gestión de procesos, ERP = Gestión y planificación de recursos.

¿Que información genera para poder realizar Costo basado en actividad? Cada flujo o instancia puede costearse?

• En la definición de procesos de negocios ejecutables una de las primeras tareas es definir como se va a realizar el seguimiento del desempeño del proceso. Para aquellas organizaciones que hacen ABC (Activity based costing), es muy simple identificar cuales segmentos del proceso consideran una actividad y en función de que parámetros (duración, esfuerzo, cantidad de recursos, etc..) realizan el cálculo. Una herramienta como Intalio|BAM apoya en la implementación de esas prácticas.

Estoy Agradecido de estos Seminario me ha ayudado mucho para el planteamiento que tengo para mi Tesis de la maestría que estoy haciendo lo felicito.

• Gracias

Tomando en Cuenta que los procesos son Neutros y no tienen dueño podemos decir que no hay dueños, si no que podemos decir que son actores?

• Actores o participantes son todos aquellos recursos (humanos, sistemas o procesos)  que tiene un rol activo en el proceso. No hemos dicho que los procesos son neutros y, de hecho, necesitamos identificar al menos un “dueño” o patrocinador de cada proceso. Es esa persona o cuerpo quien tiene responsabilidad de decisión sobre como se ejecuta un proceso particular. Las prácticas de desglose que hicimos permiten identificar distintos patrocinadores a través de toda la estructura organizacional.

¿Es BPMN diferente de BPEL ?

• Si. BPMN es Business Process Modeling Notation y se refiere al estándar para documentar y modelar procesos de negocio. BPEL es Business Procesos Execution Language y es un lenguaje de programación que permite ejecutar procesos de negocio a través del uso de distintos servicios web.

¿Hay alguna capacitación de este tipo sobre lo que es en sí, una implementación de un sistema BPM?

• Si, los entrenamientos públicos de Intalio. http://www.intalio.com/services/training/upcoming-training/

¿Donde podríamos conseguir más información acerca de la automatización de procesos con Intalio BPM?

• Los recursos de apoyo están publicados en  http://community.intalio.com/help.html. Además están nuestros entrenamientos

¿De quién nace la necesidad de implementar un BMP de TI o de la Gerencia?

• La necesidad proviene del hecho de necesitar implementar y/o mejorar un grupo de procesos. Las implementaciones que tienen participación activa de las áreas funcionales tienden a ser más productivas y con menos riesgo.

Hola, ¿es posible utilizar a Intalio como documentador de procesos de un sistema SAP, es útil hacerlo? por ejemplo, para todos los procesos financieros operativos.

• Si, es posible documentar cualquier proceso.

¿Cual sería el nivel óptimo de desglose de los procesos?

• Muy buena pregunta. Serian 3 las claves: 1) Haber cubierto todos los escenarios de uso, 2) No duplicar funcionalidad existente en un sistema y 3) No depender de ningún sistema.

¿Para el desarrollo de modelos de procesos de negocio, se podría utilizar el flujo de trabajo que propone el Proceso Unificado en su Disciplina de Negocios?

• Si.

¿El tener muchos archivos bpm(diagramas) afecta el desempeño de mi aplicación?.Es decir si tengo mi diagrama A y mando llamar en el a otros Diagramas B, C, D, (siendo ellos diferentes proyectos bpm, a mi diagrama A)

• Sí, hay una penalidad en el desempeño. Sin embargo la separación de diagramas es necesaria para documentación del proceso y facilidad de mantenimiento. Además un BPM no es una herramienta OLTP (OnLine Transaction Processing) y su objetivo no es completar transacciones en el menor tiempo posible. Ese pequeño porcentaje de pérdida de desempeño se justifica con creces cuando se hace con el objetivo de facilitar la comunicación y entendimiento de un proceso de negocio.

Desde su punto de vista un proceso de negocio que no tiene interacción humana, ¿se podría considerar un proceso de negocio?… Por ejemplo un proceso de negocio que se inicia a partir de un evento determinado pero que no tiene interacción con personas.

• Si. Mientras sea una secuencia de actividades y decisiones para alcanzar un objetivo especifico, es un proceso de negocio.

Presentación

Grabación

Existen varias alternativas para ver el video del seminario:

1. Quienes  se registraron pueden utilizar el enlace recibido en los correos de confirmación de registro y recordatorio.
2. Quienes no se hayan registrado, pueden acceder a la grabación a través del siguiente enlace: https://www2.gotomeeting.com/register/999859315
3. Quienes prefieran descargar el video, puede hacerlo aquí: http://bpms.intalio.com/files/resources/Latam/Intalio_BPM_factor_diferenciador_en_el_gobierno_electronico.zip

IMPORTANTE: Tomen en cuenta que necesitan tener instalado un “códec” especializado para ver el video. Pueden leer más información la sección de soporte de GoToMeeting (https://www2.gotomeeting.com/pre/corp/faq9.tmpl#playbackwebinar) y descargar el software necesario en https://www1.gotomeeting.com/codec

Resumen

Empezamos colocando en contexto la definición de gobierno electrónico como la práctica del uso de la tecnología para proveer y/o mejorar las interacciones con los distintos actores de la sociedad. Las motivaciones y resultado de la aplicación de estas prácticas tienen repercusiones a nivel social, económico y político dentro de los estados. Sin embargo su implementación no estaba libre de retos a tener que resolver las complicaciones presentadas al intentar establecer cooperaciones entre distintas agencias donde es muy probable que existan distintos paradigmas culturales. Además esta la disponibilidad real de una infraestructura tecnológica y comunicacional junto a los costos para ofrecer, no solo la base de los servicios, sino la implementación actual y el mantenimiento en el tiempo. Por último se debe abordar el tema sobre la generación de confianza en la sociedad sobre el uso de esos canales y que plan de adopción se utilizara para fomentar su aceptación.

Proseguimos revisando el desempeño de la región basado en el estudio sobre gobierno electrónico realizado por las naciones unidas en el 2009. De esos datos pudimos extraer que solo 5 países latinoamericanos aparecen en la lista de los 50 primeros, siendo la posición más alta ocupada por México en el puesto #37.  Sin embargo en la región centroamericana la que posee el menor índice de desempeño cuando se compara con Suramérica y Caribe;  y en promedio toda la región tiene una brecha de 36% cuando se le compara con los resultados alcanzados por Europa y Norteamérica. Basados en estos datos es claro que en la región se ha tenido un desempeño bastante aceptable aunque sabemos que el estado del arte de la tecnología permite estas mucho más avanzado. Adicionalmente la mayor parte del progreso viene por la difusión de información y la implementación de manejo de formularios electrónicos para algunos trámites ante instancias de gobierno. Este escenario indica claramente que es el momento de abordar el camino que resta por recorrer con otros enfoques y herramientas.

La ventaja que tiene el sector gobierno en comparación  con los retos que aborda el sector privado ante la implementación de procesos de negocios como motor de sus actividades, es que las entidades gubernamentales cuentan con un marco legal y reglamentario que rige desde la misma definición de las instituciones hasta como deben realizar sus distintas labores. Es entonces en la traducción de esas leyes y reglamentos  a actividades por parte de cada miembro que componen una institución donde está la oportunidad de maximizar la eficiencia de las interacciones entre gobierno y sociedad.

La incorporación de los conceptos de gestión de procesos y la automatización de los mismos con herramientas como Intalio|BPM permite cambiar el enfoque tradicional, con procesos manuales y uso de sistemas transaccionales, para darle paso a una automatización centralizada y control de las actividades realizadas junto al manejo información digital para complementar el uso de expedientes físicos. s emprendimientos no están libres de riesgos y costos, por lo que hace poco sentido dentro de una administración de gobierno con objetivos de disciplina presupuestaria consumir buena parte de su presupuesto en la adquisición de herramientas propietarias llenas de tecnología que tiene por objetivo limitar la capacidad de los clientes en evaluar nuevas opciones. Es por eso que para sectores de gobierno es importante contar con una herramienta como Intalio|BPM que está basada en la integración de distintos proyectos de código abierto, no tiene costos de licenciamiento, provee licencias perpetuas de uso y se hace disponible a través de suscripciones de soporte. Este modelo de comercialización le permite a quienes toman las decisiones dentro de entidades de gobierno saber que cuentan con una herramienta que cumple con las 4 libertades del software libre.

Preguntas y respuestas

Si queremos automatizar procesos de una organización, ¿se recomendaría empezar por establecer un BPMS y luego ir bajando en la estructura organizacional y luego determinar que sistemas transaccionales son necesarios?

• Absolutamente. Hacerlo de la manera inversa es limitar al negocio en función de la disponibilidad, capacidad y enfoque de los sistemas transaccionales.

¿Las mejoras de proceso deberían hacerse una vez reflejado los procesos actuales (reales) de la organización en el BPMS?

• Siempre es necesario partir de lo que existe, de lo que es real. Lo único real son los procesos que están implementados el día de hoy. Conocer su desempeño y entender los objetivos que se desean alcanzar deja un panorama claro de cuáles son las acciones a hacer.

¿Podemos decir que el BPMS podría proporcionar en todo momento reportes de trazabilidad de los procesos?

• Cualquier BPMS que tenga la intención de ser útil proporciona trazabilidad sobre cada acción que ejecuta. Intalio|BPM ciertamente lo hace. Ofrece monitoreo de proceso con detalle de los mensajes intercambiados y también es posible definir métricas de negocio para hacerles seguimiento utilizando el modulo de Intalio|BAM

¿Podemos decir que el BPMS puede ser el coordinador de las interacciones con los sistemas transaccionales?

• Sería una de sus funciones. Quizás la forma correcta de decirlo es que el BPMS es el coordinador de las actividades realizadas por sistemas, humanos y otros procesos para alcanzar un objetivo específico a través de la ejecución de un proceso de negocio

Es posible integrar servicios con Intalio si estos no son expuestos en Web Services, sino como servicios HTTP?

• Si. Intalio tiene soporte para consumir servicios expuestos bajo arquitectura REST. Intalio maneja la capa de integración con Apache Axis, lo que permite interactuar con funcionalidades definidas como POJO, Email, Servicios HTTP, Servicios SOAP, Filesystem, TCP, etc…

Esteban. Sabes si en Colombia existe alguna Universidad que capacite a sus estudiantes en las mejores prácticas para implementar Intalio? O si hay alguna comunidad dedicada a Intalio? Gracias.

• No que yo esté enterado, aunque nos encantaría que mas universidades si sumaran a nuestro programa de alianzas y hagan uso de Intalio Community Edition con sus estudiantes

Existen metodologías para llevar el plan de adopción con BPMS? Alguna metodología que funcione mejor con Intalio?

• No de amplia difusión. Intalio ofrece asesoría continua a clientes interesados en esos resultados a través de los Centros de Excelencia

Cuáles son las limitaciones de la versión Community de Intalio respecto de la versión Empresarial

• Intalio Community edition tiene las siguientes “limitaciones”: A) No tiene soporte comercial, B) No puede ser expandida con módulos empresariales y C) No es posible instalarla en cualquier combinación e Application Server y Base de datos. De resto es un BPMS 100% funcional apropiado para quienes requieren una herramienta y no están interesados en contar con soporte, acompañamiento y asesoría

¿Hay alguna  guía para  construir un ROI para  justificar  un proyecto  de BPM   a un  CEO o  a un CFO?

• No una guía pasó a paso. Una iniciativa basada en BPM siempre está relacionada con la automatización y/o mejora de un grupo de procesos de negocio. Principalmente el ROI se hace calculando el beneficio proyectado menos la inversión asociada. Sin embargo hay varias aristas que contemplar. Me encantaría que entraras en contacto conmigo y revisáramos a detalle tu requerimiento.

¿Como podemos tener acceso a dichas mejores prácticas  y set de recomendaciones para implementar un BPMS

• Esas asesorías se comercializan dentro de nuestros paquetes “Fast Track” y dentro de los servicios de Centros de Excelencia. También es posible enseñarlas en entrenamientos privados. Puedes contactarme para más información al respecto

¿Tienen herramienta para pruebas de carga?

• No dentro de Intalio|Designer. Como los procesos son automatizados como servicios web, yo recomiendo utilizar SoapUI para realizar las pruebas funcionales y de stress.

¿Yo soy demasiado visual, lleve la clase de BPM en la universidad el semestre pasado, pero aun no puedo imaginar como es o como se ve, algún lugar donde pueda ver eso?

• Te voy a recomendar que revises los Screencasts publicados por Intalio (http://community.intalio.com/screencasts.html). Además de eso la mejor forma de experimentar con Intalio|BPM es asistiendo a nuestros entrenamientos públicos.

¿Podría decirse que Alfresco, la solución de intalio para gestión documental, no es realmente gratuita, ya que se puede descargar la versión community que tiene aun errores. La versión ESTABLE tiene costo. Porque la cobran, si se supone que sólo cobran el Soporte?

• Esta pregunta habría que hacérsela a un representante Alfresco. Yo no estoy en posición de hablar de su modelo comercial. Yo te puedo decir que quienes se suscriben al modulo Intalio|ECM obtienen la versión empresarial de Alfresco y el soporte directamente de nuestro equipo de ingenieros.

Intalio BPM ¿trabaja bajo el concepto de Coordinación dado por chileno Fernando Flores?

• No. Sin embargo la aplicación de sus conceptos se puede realizar de forma muy eficiente con una herramienta con Intalio|BPM

En cuanto al tema de “lo que un BPMS no es” mencionaste que no se modela el “”deber ser”", sin embargo es deseable modelar en la misma herramienta “”la realidad”" y el “”deber ser”" con la finalidad de implementar el rumbo que debe seguir el proceso de optimización continua de los procesos. ¿Es posible realizar esto en la herramienta?

• Te estás refiriendo a automatizar lo actual y plasmar el objetivo dentro de otro diagrama BPMN. Si, es posible realizar eso en la herramienta. Sin embargo es importante aclarar que lo que estas es usando un diagrama para expresar el objetivo que se desea alcanzar, por lo que realmente no estarías usando el BPMS.

Indice

• Presentacion
• Grabacion
• Resumen
  • Conceptos
  • Comparacion
  • Interrogantes
  • La cruda realidad
  • Intalio|BPM EE
  • Plan de accion
  • Herramientas
• Preguntas y respuestas

Presentación

Grabación

Existen varias alternativas para ver el video del seminario:

1. Quienes  se registraron pueden utilizar el enlace recibido en los correos de confirmación de registro y recordatorio.
2. Quienes no se hayan registrado, pueden acceder a la grabación a través del siguiente enlace: https://www2.gotomeeting.com/register/918363890
3. Quienes prefieran descargar el video, puede hacerlo aquí: http://bpms.intalio.com/files/resources/Latam/Intalio-BPM_Mas_alla_de_SOA.zip

IMPORTANTE: Tomen en cuenta que necesitan tener instalado un “códec” especializado para ver el video. Pueden leer mas información la sección de soporte de GoToMeeting (https://www2.gotomeeting.com/pre/corp/faq9.tmpl#playbackwebinar) y descargar el software necesario en https://www1.gotomeeting.com/codec

Resumen

Empezamos aclarando que es SOA (Service Oriented Architecture – Arquitectura orientada a servicios) y BPM (Business Process Management – Gestión de procesos de negocio)

SOA: Son un conjunto de lineamientos y patrones que definen como organizar los distintos componentes para el desarrollo de software e integración de sistemas. Gira alrededor de la definición de Servicios interoperables que son piezas de funcionalidad relevante con apego a un conjunto de principios bien definidos. La promesa de SOA es el incremento de la agilidad y reducción de esfuerzos y costos para la creación de nuevas aplicaciones y el mantenimiento de las existentes.

BPM: En un enfoque gerencial y operativo que se basa en la coordinación de las actividades y decisiones que comprenden los procesos de negocio de una organización. Con el apoyo de una herramienta como Intalio|BPM EE es posible contar con el soporte necesario para manejar el ciclo de vida de los procesos, la automatización de los mismos y el seguimiento de los resultados de negocio derivados de su ejecución. La promesa de BPM gira en torno a una mayor visibilidad, control y conocimiento de las operaciones que deriva en una incrementada capacidad de adaptación de cara a nuevos retos que afronten las organizaciones.

Comparando  ambas prácticas es simple concluir que:

1. SOA tiene un carácter técnico versus el hecho de que BPM es una práctica con orígenes en las áreas funcionales.
2. BPM se define y ejecuta de forma descendente en la organización, a través del desglose y detalle de los distintos procesos de negocio. SOA por el contrario se construye de forma ascendente al tomar las piezas tecnologías más simples y combinarlas para crear servicios que cumplan con los principios establecidos.
3. La medición del éxito de BPM se hace bajo criterios similares a los cuales se mide el desempeño de la organización. El ROI de SOA se mide en base a las mejoras en capacidad de creación y mantenimiento de software.
4. Mientras  SOA está orientado a la integración de aplicaciones, BPM mantiene el foco en la coordinación de actividades de sistemas y humanos dentro del contexto de ejecución de un proceso de negocio.

Con base a la comparación realizada, podemos plantear y responder varias interrogantes:

1. ¿Son SOA y BPM prácticas opuestas?: Falso. SOA ofrece la infraestructura ideal para implementar BPM, mientras que este da sentido a los esfuerzos técnicos de crear los servicios dándoles uso dentro de procesos de negocio que si ofrezcan valor real y palpable a las organizaciones
2. ¿Deben SOA y BPM implementarse a la vez? No necesariamente. Cada uno tiene objetivos y formas de implementación completamente distintos, lo que hace imposible agruparlos dentro del mismo proyecto.
3. ¿Deben entonces SOA y BPM implementarse en paralelo? No, ya que mutuamente no se requieren. Es posible tener una arquitectura orientada a servicios por el solo motivo de contar con ella y hacer más simple el manejo de nuevas aplicaciones. Del lado del BPM, las herramientas como Intalio|BPM EE ofrecen diversos conectores para crear los puntos de integración necesarios para un proceso cuando los servicios no se encuentren disponibles. Cada uno induce a la realización del otro a fin de maximizar los beneficios.

Revisando la relevancia que ambas practicas tienen nos damos cuenta que tanto aquellos roles que generan requerimientos de software así como aquellos que deben entregar soluciones a esas necesidades, necesitan prestar atención y considerar  la realización de esfuerzos en SOA y BPM como una alternativa al escenario donde hay que decidir entre comprar o construir un sistema que brinde soporte a las operaciones:

1. Una forma de reducir la necesidad de decidir entre comprar o construir es maximizar el valor y uso de los sistemas existentes. Practicas relacionadas a SOA, como la modernización de aplicaciones, permite extender la vida útil de estos aplicativos.
2. La posibilidad de reutilizar sistemas actualmente disponibles sumado a los beneficios que realmente SOA si es capaz de ofrecer hacen tentador el escenario de dedicar esfuerzos a crear una arquitectura basada en servicios.
3. Sin embargo los proyectos únicamente SOA tienen una alta tasa de fracaso. Sobre todo aquellos que se ejecutan centrados en la integración de aplicaciones o la implantación de un bus de integración (ESB). Ese tipo son frecuentemente inversiones desperdiciadas, y aquel 20% que si culmina con éxito brinda beneficios que son principalmente relevantes solo a las áreas técnicas. Ante este escenario es difícil justificar realmente cualquier inversión de esta índole.
4. La implementación de BPM, por el contrario, no se limita a cumplir su promesa con beneficios a las áreas funcionales sino que brinda lineamientos claros a las áreas técnicas de cuáles son los puntos de integración que son candidatos ideales para ser implementados como servicios que cumplan los servicios SOA. Los esfuerzos hasta la fecha realizados en proyectos BPM han traído resultados muy positivos con una tasa de éxito de proyectos alrededor del 90%.

Una herramienta como Intalio|BPM EE ofrece el soporte a la implementación de prácticas de gestión de proceso y SOA a través de:

1. Permitir que las áreas funcionales tengan el rol protagónico en la definición de sus procesos.
2. El desglose de los procesos de negocio lleva a los niveles de integración, donde se hace claro cuales servicios se deben tener disponibles.
3. El análisis de las integraciones realizadas marca pautas de cuales servicios deben implementarse.
4. Cada proceso y regla de negocio creado en Intalio, se expone como un servicio.

Al hacer disponible toda esta información recomendamos como plan de acción:

1. Evaluar las  iniciativas existentes contra la información proporcionada.
2. Obtenga un BPMS gratuito como Intalio|BPM CE.
3. Empezar la documentación y modelado de sus procesos de negocio, analizando el uso y/o requerimientos de puntos de integración.
4. Revise los resultados de su análisis con su equipo de TI.
5. Inicie iniciativas de arquitectura SOA con alcances delimitados a soportar los procesos a automatizarse

Como herramientas de apoyo ofrecidas por Intalio:

• Entrenamientos
• Paquetes de consultoría para proyectos pilotos
• Suscripciones de soporte

Preguntas y respuestas

Las siguientes son las preguntas recibidas durante la sesión. Se responden aquí sin ningún orden particular. En muchos casos la redacción de la pregunta ha sido modificada para facilitar su entendimiento. Solo estoy publicando aquellas relacionadas al seminario. Aquellas personas con preguntas técnicas pueden utilizar los foros Intalio en español, y aquellos con preguntas comerciales pueden contactarme a mi correo electrónico.

¿Sobre qué contenedor se publican y ejecutan los servicios web generados por Intalio|BPM EE?

• Dentro de nuestro Intalio|Server existe una instancia de Apache Axis donde se publican los servicios generados.

¿Que relación tienen con Apache ODE?

• Apache ODE es un proyecto creado a partir de código generado por Intalio y donado a la fundación Apache. Hoy por hoy, Intalio mantiene puestos claves en el comité del proyecto. Además dedicamos un equipo de ingenieros a desarrollar ese y otros proyectos de código abierto. Apache ODE es una pieza central de nuestro Intalio|Server
  

¿Cómo se disminuye el riesgo en la implantación de BPM con SOA?

• Los riesgos de una iniciativa BPM pocas veces están relacionados con la tecnología. Dadas las características de esas iniciativas, los riesgos están más relacionados con relaciones humanas, disponibilidad de recursos expertos en el proceso, situaciones políticas, comunicación, etc. Una organización con una SOA bien implementada y efectiva, tendrá pocos o ningún requerimiento técnico para soportar la automatización de un proceso de negocio. BPM, por el contrario, si reduce significativamente los riesgos de una implementación SOA al darle un marco de trabajo claro de cuáles son los servicios a crear y que nivel de abstracción deben estos proveer.
  

¿Es posible la integración de proceso de negocios desarrollados en Intalio|BPM EE con software desarrollado en RPG en un As/400?.

• Si, aunque no directamente. Ese tipo de integraciones de manejan generalmente con colas de mensajes JMS.

¿Como determinar si un proyecto es verdaderamente SOA?

• Un proyecto no puede ser SOA, porque SOA son los lineamientos sobre los que se construye un proyecto. Lo que sí es posible determinar es que grado de apego tienen los servicios creados con los principios SOA. En función de esos resultados podríamos decir en qué grado de cumplimiento de los lineamientos de arquitectura orientada a servicios está construido un proyecto en particular.

¿Cuales son los riesgos o problemas que se han evidenciado o hay que prever para asegurar la implementación de una estrategia de negocio SOA.?

• No hay tal cosa como una “estrategia de negocio SOA”. SOA es una guía de cómo deben organizarse la plataforma tecnológica para soportar las operaciones del negocio y brindarle agilidad a los equipos humanos encargados de construir y mantener las soluciones para brindar ese soporte. Por otro lado estaría una “estrategia de negocio” que entre otras cosas definirá como se realizaran las operaciones a fin de alcanzar unos objetivos específicos. El apoyo a la definición, implementación, ejecución y control de esas estrategias entra dentro de las prácticas de BPM.

¿Puedes aclarar el concepto de los contratos de los servicios?

• La definición de cómo interactuar con un servicio es su contrato.  Se refiere a detalles como: Nombre del servicio, ubicación del servicio, operaciones provistas, información que se debe enviar para iniciar una operación, información que se recibirá cuando complete la operación, etc. El contrato de un servicio establece las reglas a las que se debe apegar cualquiera que desee consumir las funcionalidades que este provee.

¿Provee Intalio de un listado de todo lo que involucra  o debe tenerse en cuenta para implementar  un proyecto BPM asociado a SOA?

• Dentro de Intalio ofrecemos una metodología de trabajo para la implementación de procesos ejecutables llamada “Process Modeling Framework”. Bajo estos lineamientos trabajamos los Intalio|Process Experts cuando realizamos consultorías dentro de nuestros clientes. Dentro de ese marco de trabajo ofrecemos pautas y lineamientos claros a los equipos técnicos encargados de ofrecer la infraestructura sobre la que operaran los procesos implementados. Estos equipos combinan la información provista con algún marco de trabajo de SOA, como el Oasis SOA Reference Model

¿Posee la versión community de Intalio|BPM de manera integrada el modulo de SOA?

• No existe un modulo SOA. La versión community tiene la misma capacidad que la versión empresarial para exponer los procesos como servicios, así como publicarlos dentro de la instancia de Apache Axis correspondiente.

¿Que servidores pueden soportar el BPEL generado en Intalio|Designer y esto lo puedo desplegar de forma transparente?

• Cualquiera que soporte el estándar BPEL 2.0. La forma de despliegue la impone cada servidor. Intalio|Designer solo está en capacidad de publicar automáticamente a un Intalio|Server.

¿Cual es el servidor de aplicaciones que tiene Intalio por defecto?

• La versión comunidad se ha distribuido tradicionalmente sobre Apache Geronimo y en los últimos meses hemos publicado versiones sobre Apache Tomcat. Los clientes con acceso a la versión empresarial (Intalio|BPM EE) pueden escoger el servidor de aplicaciones de su preferencia: Apache Tomcat, JBoss, Websphere, Weblogic, etc.

¿Como Intalio|BPM EE maneja la seguridad con la comunicación con los servicios?

• Quienes requieren implementación de estándares de WS-Security con los servicios desplegados y/o consumidos desde Intalio utilizan las funcionalidades de Apache Axis complementadas con Rampart.

¿Podemos decir que Intalio es una herramienta de Orquestación de Servicios ?

• No. Intalio|BPM EE es una herramienta de modelado y automatización de procesos de negocio. La ejecución de los procesos con frecuencia deriva en el consumo de servicios, por lo que es posible orquestar las interacciones con ellos a fin de obtener la funcionalidad requerida. Sin embargo Intalio|BPM no está por la labor de sustituir herramientas como un bus empresarial (ESB) o la creación de código para manejar las coreografías de servicios.

¿Existe alguna metodología para el desarrollo de un proyecto BPM en la empresa ? Así como para software puedo usar RUP o Programación Extrema.

• Diversos grupos de estudio promueven sus metodologías para la implementación de iniciativas BPM. Dentro de Intalio utilizamos una combinación de mejores prácticas y experiencias adquiridas en la relación con nuestros clientes que hemos denominado “Process modeling framework”.

¿Intalio|BPM es la base o el complemento de los sistemas de Información?

• Intalio|BPM es la herramienta que permite automatizar los procesos de negocio, en los que participan distintos actores humanos y sistemas de información.  Un proceso de negocio es más amplio que la funcionalidad ofrecida por un único sistema. De hecho, gran parte de las debilidades de los sistemas actuales ha sido el intentar implementar procesos de negocio a través de código, base de datos y parametrizacion. Al no estar las herramientas de desarrollo de software orientadas a la creación de procesos, los resultados han sido implementaciones rígidas que son incapaces de mantener el ritmo que las áreas funcionales requieren. De allí surgen frases que muchas escuchamos de los usuarios como “El sistema no hace lo que yo necesito”

Quisiera saber la cohesión y posibilidad de desarrollo que puede haber entre Intalio y herramientas propietarias, como lo es Visual Studio .NET 2008

• Tanto los artefactos creados dentro de Intalio, como los componentes que lo comprenden están basados en estándares. Esto significa que son fácilmente consumibles por tecnologías propietarias.

¿Para alguien que inicia en BPM y SOA, aparte de la capacitación que ofrecen, cuál sería tu recomendación sobre libros, temas o áreas para poder desarrollar software y servicios en Intalio?

• Hay muchísima información disponible y en general Google es la herramienta para encontrarla. Por ejemplo hay varios grupos de estudio creado dentro de LinkedIn. Como libro te recomendaría The Microguide to Process Modeling in BPMN, ya que uno de los autores es un colega de Intalio. He escuchado muy buenos comentarios de BPMN Method and Style: A levels-based methodology for BPM process modeling and improvement using BPMN 2.0, pero confieso que aun no lo he leído.

¿Qué herramientas, aparte de Intalio|Designer, recomiendas  para desarrollar aplicaciones y servicios BPM (por ejemplo mencionaste SoapUI).

• Definitivamente SoapUI es clave porque permite la prueba de servicios y la creación de pruebas de stress. De resto con Intalio|Designer puedes modelar y automatizar tus procesos, construir XML, XSL y XPATH, trabajar con bases de datos y manejar las versiones de tus proyectos.  Yo que solo me dedico al trabajo con proceso, no tengo más herramientas en mi arsenal.

Tendrás las referencias sobre la falla de proyectos, las de Gartner 75% y de SOA 4 de cada 5 proyecots.

• http://www.infoq.com/news/2008/07/Only1 y http://www.detroiteronline.com/index.php?option=com_content&task=view&id=1683

¿Podemos decir que con Intalio se realizan simulación de procesos de negocio, cuando pasamos en el ciclo de vida a optimizar y adaptar el proceso?

• Para decidir como optimizar y/o adaptar un proceso se requiere de: Resultados obtenidos de ejecuciones pasadas, métricas de desempeño del comportamiento de una organización de cara al proceso y conocimiento del negocio. Intalio|BPM es capaz hoy de brindar 2 de esos 3 elementos a través de sus funcionalidades de trazabilidad e Intalio|BAM. La simulación de procesos sería útil para la definición de escenarios tipo “Que pasa si…”. Se espera incorporar funcionalidades de emulación de procesos en la versión 6.1

¿Existen herramientas de monitoreo de los procesos, BAM?

• Si, Intalio|BAM. A través de este modulo se puede realizar la extracción de datos de negocio y comportamiento de la ejecución de los procesos, para luego ser sumariados y presentados gráficamente a las audiencias apropiadas.

¿Alguno de sus clientes tiene concurrencia de más de 1000 usuarios concurrentes?

• Si, varios. Vale la pena que revises algunos de nuestros casos de éxitos

¿Que tal el rendimiento de su BPM?

• Habría que definir que significa rendimiento. Con nuestra tecnología, nuestras mejores prácticas y soportados por la infraestructura adecuada nuestros clientes han implementado procesos que manejan cientos de miles de instancias activas. Puedes revisar los casos de éxitos publicados para algunas referencias.

¿Seria un buen paso empezar una implementación SOA/BPM con Intalio BE?

• Intalio|BPM Business Edition es una herramienta de automatización de procesos con énfasis en la facilidad de uso. Está pensada para ser la herramienta de usuarios de alto nivel en las organizaciones. No ofrece las mismas capacidades de integración que Intalio|BPM EE por lo que no arrojaría la misma información relacionadas a lineamientos para crear proyectos SOA.

¿Cual es la relación entre Tempo e Intalio?

• Tempo es el proyecto de código abierto que implementa en manejo de tareas e interacción con humanos. Se incorpora dentro de Intalio|Server bajo el nombre comercial de Intalio|Workflow.

¿Es posible con Intalio|BPM EE utilizar aplicaciones externas? ¿Cómo se realizaría la orquestación de estas?

• Intalio|BPM EE ofrece conectores como JMS, JDBC, POJO, WSDL, SAP para facilitar la integración con distintas tecnologías. Todos estos conectores generan servicios que pueden ser consumidos desde los procesos automatizados.

¿Cual es el tiempo de curva de aprendizaje a un nivel medio alto.?

• La expectativa que yo manejo es que una persona que tome nuestro entrenamiento y dedique tiempo a practicar con la tecnología y el paradigma, debería ser productiva en un lapso entre 3 y 6 semanas.

¿La implementación de SOA implica necesariamente el uso de un ESB?

• Absolutamente no. De hecho, la insistencia no justificada de utilizar un bus de integración es generalmente condenar al fracaso cualquier iniciativa SOA. Hay escenarios  en los que un ESB ofrece beneficios, pero no es un componente obligatorio y debe ser una decisión justificada incorporar uno a la arquitectura.

¿Cómo posiciona Gartner a Intalio?

• Intalio aparece como visionario en el cuadrante mágico de Gartner del 2009. Habiendo más de 100 proveedores BPM en el mercado, para nosotros es un mensaje positivo que se nos escoja entre los 22 que Gartner monitorea. Además somos el único proveedor con un modelo de negocio de servicios y basado en Open Source dentro del cuadrante. Todos los demás son buenos proveedores con modelos de negocio basados en la comercialización de “cajas”. Sabemos que no estamos más arriba en el cuadrante porque la métrica “Ability to execute” está muy relacionada con los ingresos en millones de dólares. Dado nuestro modelo de negocio donde nuestros productos tienen licencias de costo $0, se hace complicado obtener los mismos niveles de ingresos que aquellos que cobran decenas de miles de dólares por cada procesador incluida en la licencia.

¿Cual es la propuesta para la gobernabilidad de servicios de Intalio?

• Intalio no tiene oferta en el segmento de herramientas de gobernabilidad. Nuestros clientes han tenidos éxitos utilizando nuestra tecnología junto a opciones propietarias y de código abierto.

¿Qué opina usted sobre acceder los servicios desde el proceso negocio a través de colas JMS y no como Servicios Web?

• Uno de los errores más común es asociar el concepto de Servicios SOA con el de Web Services. En la confusión reinante ha jugado un papel importante los mensajes de mercadeo de compañías como Microsoft y Oracle. Dentro de los principios SOA no se menciona en ninguna parte el canal o tecnología a través de los cuales se interactúa con los servicios. El uso de colas es recomendado cuando el requerimiento de “Entrega garantizada” es más importante que el tiempo de respuesta de los procesos. Para una herramienta como Intalio|BPM EE es transparente el canal a través del cual se consuma el servicio.

¿Tienen planes de sacar a la venta libros para aprender la tecnología que ofrece Intalio?

• Corporativamente no hay iniciativas de este tipo planteadas.  A nivel personal tampoco me ha llamado la atención ser autor de algún libro. Ya es bastante complicado tratar de escribir en este blog

Cada seminario será realizado a través de Internet gracias a la plataforma GoToMeeting. La participación es completamente gratuita pero los cupos son limitados. Aquellas personas que asistan a alguno de los eventos recibirán, posterior al fin del ciclo, ofertas especiales de parte de Intalio para la realización de sus primeros proyectos e iniciativas.

Serán un total de 4 eventos y para asegurar su cupo tan solo deben realizar  su inscripción a través de la página correspondiente. Ante cualquier pregunta o comentario, no duden en contactarme.

Intalio|BPM: Más allá de SOA

Mientras SOA (Arquitectura orientada a servicios) hace énfasis en las características técnicas de la organización de los sistemas y distintas piezas de software, un BPMS (Sistema de gestión de procesos de negocios) se enfoca en potenciar los beneficios de la tecnología a las áreas funcionales.

En esta sesión discutiremos sobre cómo y en qué medida la gestión de procesos con Intalio|BPM establece sinergia con SOA para que, en conjunto con un rol protagónico de las áreas de negocio, se logre transformar la tecnología en mayor desempeño, visibilidad, control y optimización de los procesos de una organización.

Grabacion, laminas y resumen del evento.

Intalio|BPM, factor diferenciador en el gobierno electrónico.

Cada día más los ciudadanos y organizaciones de los países latinos demandan soluciones de las distintas instancias de gobierno que brinden facilidad de uso, transparencia en la información y, en definitiva, una mejor experiencia de usuario. El éxito o fracaso en la implementación de estas soluciones tiene efectos a nivel político, social, económico  y de percepción de calidad de la gestión.

Durante esta sesión revisaremos como la plataforma Intalio|BPM permite establecer prácticas de seguimiento y control del comportamiento y desempeño de todos los actores cuyas responsabilidades afectan el resultado final que reciben los ciudadanos.

Grabacion, laminas y resumen del evento.

El arte del modelado de procesos de negocio ejecutables.

La definición de una estrategia de negocio desde los altos niveles directivos  adquiere distintos matices y dimensiones a medida que se traduce en actividades y responsabilidades durante su implementación a través de la estructura organizacional. Establecer objetivos es el primer paso pero, ¿Cómo identificar las áreas que hoy requieren atención para poder lograr ese objetivo?, ¿Cómo mantener alineadas las estrategias definidas y las actividades diarias de cada miembro de una organización?

En esta sesión nos enfocaremos en discutir cuales son las mejores prácticas para mantener sincronía entre la definición de los procesos de negocio y la realidad de una organización a fin de obtener información clara, objetiva y concisa del plan de acción a ejecutar para alcanzar los objetivos planteados.

Grabacion, laminas y resumen del evento.

Intalio|BPM como plataforma para el cumplimiento de regulaciones.

Cada vez más los sectores gubernamentales, organismos reguladores y políticas corporativas imponen mayores practicas de control y seguimiento a los procesos de negocio de distintas industrias. Si bien nadie pone en duda la justificación de estas regulaciones, su implementación y cumplimiento representan retos para todas las áreas operativas del negocio.

Durante esta sesión discutiremos como la plataforma Intalio|BPM permite preparar el terreno para reducir los costos y esfuerzos relacionados con la adaptación de cada proceso de negocio para el cumplimiento de ese tipo de políticas.

Grabacion, laminas y resumen del evento.

• Ningún proyecto exitoso de BPM deja menos de 10% de retorno
• 77% de los proyectos dejan más de $100.000,00 de retorno
• 80% de los encuestados sienten un incremento en su competitividad

La verdad es que los números me hacen todo el sentido. Directamente conmigo trabajan clientes que han sido capaces de reducir en 50% la tasa de errores de sus procesos, o elaborar soluciones para varios países latinos sin abrir unos abismos en los presupuestos para la “tropicalización” o “customizacion”” para adaptarse a las regulaciones locales.  Y es que el desarrollo enfocado a procesos, el mayor involucramiento de las áreas funcionales y la reducción de la dependencia de IT no pueden dejar de arrojar resultados en áreas como:

• Visibilidad de las operaciones, permitiendo a las organizaciones seguir de cerca su propio desempeño para tomar acciones preventivas o correctivas antes de que sea demasiado tarde.
• Agilidad e innovación, a través de las facilidades que existen para modificar, extender y adaptar los diagramas de procesos y reglas de negocio.
• Eficiencia en la ejecución de sus procesos, a través de la correcta adaptación de los sistemas al quehacer operativo.

Si bien estos son todos beneficios palpables del mundo BPM, todavía hay mucho mas por ganar cuando en vez de invertir cientos de miles de dólares en tener el software necesario, es posible abordarlo con herramientas basadas en código abierto y con soporte a estándares. Además, ya existen alternativas para disponer de estas herramientas en un esquema de “Cloud Computing” reduciendo así los requerimientos de  inversión en infraestructura y entrenamiento.

Deme un llamada o contácteme si quiere conversar sobre como su empresa puede empezar a obtener resultados como los comentados.

Liderar una iniciativa de descubrimiento y modelado de un proceso de negocio puede ser una experiencia abrumadora. El objetivo no es simple: Plasmar en unos diagramas el comportamiento de toda una organizacion para el cumplimiento de una meta especifica. ¿Como saber si se esta siguiendo el camino correcto? ¿Como disminuir la posibilidad de estar obviando algo importante?. Si hubiese una receta fija, un post como este no tendría sentido.

El éxito en estar iniciativas esta muy relacionado a la experiencia y la colaboración de todas las partes. La intuición del analista de procesos y el apoyo de los patrocinantes son claves para llevar a buen termino el esfuerzo. Sin embargo, aquí van algunos consejos generales que pueden ser útiles:

• Empiece por el principio: ¿Cual es el objetivo real y palpable del proceso? ¿Como se determina si se ha alcanzado o no ese objetivo?. Esas repuestas deben existir y las partes involucradas deben estar de acuerdo en los enunciados.

• Ignore los sistemas actuales la mayor parte del tiempo: La mayoría de las veces las aplicaciones existentes representan una interpretación del proceso actual que puede ser acertada o no. Enfocarse en que hace y como lo hacen los aplicativos existentes es sinónimo de limitar el análisis del proceso.

• De arriba hacia abajo: Los esfuerzos deben estar orientados a identificar los siguientes tipos de procesos en orden:
  1. Macro procesos base: De alto nivel, alineados con los objetivos estrategicos
  2. Fases: Procesos que representan cada una de las actividades del macro proceso
  3. Escenarios: Distintas formas de que cada fase se de por completada
  4. Integraciones: Interacciones de las actividades de los escenarios con humanos, sistemas u otros procesos

• Valide con la audiencia adecuada: A medida que identifica los procesos de forma vertical, valide con los niveles organizativos adecuados: Macro procesos con personal directivo o ejecutivo, fases con responsables de lineas de negocio, escenarios con gerencias operativas .
• Haga la preguntas correctas: “¿Como realizan ustedes sus actividades?” solo trae respuestas sobre la forma ideal y perfecta en como ocurren los procesos. Es necesario revisar casos anteriores, preguntar por los problemas, por las soluciones y por todos aquellos casos excepcionales que acaparan la atención del área.
• Las decisiones no son procesos: Es importante identificar y separar los criterios de decisión de los flujos de los procesos. Las secuencias de actividades tienden a ser menos cambiantes que los criterios que se usan para determinar el camino correcto.
• Las métricas son lo mas importantes: La automatizacion de un proceso esta por el objetivo de garantizar de que este se ejecute apega a unos criterios de calidad y eficiencia. Es necesario identificar como se mide el desempeño desde el mismo momento en el que define el proceso.
• Cada quien debe verse representado: Modelando el proceso es importante que cada participante involucrado se vea representado y sus actividades, como son comprendidas por el, plasmadas a detalle. Puede no ser necesario llegar a esos niveles de detalle para tener un proceso ejecutable, pero hacerlo asegura la validez del mismo.
• Mire hacia los lados: ¿Hay regulaciones relacionadas al proceso que se esta modelando? ¿Políticas corporativas? ¿Practicas de auditoría?. Existen requerimientos que impactan directamente a nuestro modelado que no provienen directamente de la definición del proceso ni de sus participantes.
• Este listo para hacer lo que sea necesario: Los procesos recorren a las organizaciones transversalmente, afectando relaciones, responsabilidades y la forma como al final se espera que las distintas áreas de comporten. Como facilitador es necesario convertirse a veces en asesor, apoyo de recursos humanos y negociador para el establecimiento de las operaciones regidas por nuestro BPM.

¿Interesado en conocer mas u obtener apoyo en su iniciativa?. No dude en contactarme o asistir a uno de mis entrenamientos.

Y usted, ¿que consejo puede compartir?

La verdad es que no hay mejor momento que este para considerar a Intalio como su aliado en la documentación y automatización de sus procesos de negocio sobre una plataforma Open Source. Éxitos y eventos interesantes, tanto a nivel global como Latinoamericano, han ocurrido en estos primeros meses del año 2.009 que vale la pena mencionar:

• Más de 100 personas han acudido a nuestros entrenamientos como parte de su estrategia evaluación y adopción de Intalio|BPP como su plataforma de automatización de procesos de negocio. Los comentarios han sido alentadores y satisfactorios, reconociendo que esas capacitaciones son la mejor manera de tener una efectivo, productivo y rápido dominio de la herramienta.
• El Intalio|Latam Tour fue un éxito donde tuvimos la oportunidad de compartir con comunidad y clientes en Argentina, Chile, Ecuador y Venezuela. Importantes anuncios se hicieron, como la disponibilidad de Intalio|Cloud como una nueva opción para adoptar nuestros productos. Ahora es posible contar con una plataforma de automatización de procesos de negocio directamente en nuestros datacenters o en el suyo propio con el apoyo de Intalio. ¿Interesado?, comuníquese conmigo para más detalles.
• Intalio|BE, la plataforma de modelado y ejecución de procesos de negocio completamente accesible desde la Internet para usuarios de alto nivel esta a semanas de su lanzamiento oficial. El programa de usuarios Beta-Testers hasta la fecha sido un rotundo éxito. Si usted está interesado en conocer mas de esta herramienta, tan solo déjeme saber.
• Seguimos sumando aliados comerciales en la región, con la incorporación de compañías en Argentina, Chile y México. Pronto tendremos anuncios que hacer sobre nuevos aliados en Perú y Colombia, para complementar los existentes en Ecuador, Venezuela y Brasil. Estas compañías se suman al equipo de firmas especializadas en la implementación de procesos de negocio automatizados complementando el potencial de la tecnología Intalio con el talento local de cada mercado. Seguimos aceptando aplicaciones al nuestro programa, por lo que si usted representa una organización interesada en ampliar sus líneas de negocio con tecnología Open Source póngase en contacto conmigo.

En definitiva Intalio, en estos momentos de turbulencia económica, sigue demostrando que nuestra plataforma de código abierto es la opción más viable y rentable para maximizar el desempeño de su negocio sin tener que invertir a ciegas la mitad de su presupuesto. Nuestro rotundo éxito en el primer trimestre del 2.009 prueba con números estas afirmaciones: http://itredux.com/2009/04/01/new-additions-to-the-families/

Aprovecho la oportunidad invitarlos a mi invitación al próximo Webinar en español a efectuarse el viernes 08 de Mayo. Durante una hora estaremos conversando sobre BPM, Intalio y tendremos oportunidad de hacer una demostración, además de un ciclo de preguntas y respuestas. Si es de su interés me encantaría que pudiese asistir. El detalle de la agenda y formulario de inscripción están en https://www2.gotomeeting.com/register/414837763

Como ya lo han visto, la mejor manera que existe para evaluar nuestros productos es asistir a uno de nuestros entrenamientos públicos en español. En estas capacitaciones los participantes comparten 4 días de intenso entrenamiento que les permiten adquirir el conocimiento necesario para entender a plenitud nuestra plataforma e iniciar su primer proyecto. Además los participantes se llevan nuestra versión empresarial con nuestros módulos adicionales con una activación de 30 días, a fin de que completen su evaluación. El calendario de próximos entrenamientos en español es:

Madrid, España, 25 al 28 de Mayo: http://www.regonline.com/builder/site/Default.aspx?eventid=728323
Lima, Perú. 08 al 11 de Junio http://www.regonline.com/builder/site/Default.aspx?eventid=725764
Buenos Aires, Argentina: 15 al 18 de Junio: http://www.regonline.com/builder/site/Default.aspx?eventid=728322

Entre nuestros servicios también están los entrenamientos privados y siempre es posible planificar una capacitación publica en su país. Contácteme para discutir estos temas.

BPM es un enfoque gerencial, no una solución mágica. Utilizar BPM implica cambiar formas de pensar y de cómo enfocar las decisiones y operaciones diarias de una organización. Tener una adopción de BPM exitosa requiere como mínimo que al menos estos cambios se encuentren en progreso. Además existen retos específicos que se presentan en el camino, para los cuales es importante tener una estrategia definida:

• Manejo de las perspectivas: Un proceso de negocio involucra generalmente sistemas y personas de distintas áreas y perfiles. Ninguno de los involucrados tiene una visión integral de todo lo que comprende el proceso, mas se hace critico que su perspectiva se plasme al cien por ciento en el modelo de proceso final. No hacerlo significaría cambiar lo que un participante hace lo que reduce en al menos 80% la oportunidad de que esa persona acepte al BPMS como una solución.
• Cultura de proyecto-instalación: Las organización aman pensar que algo tiene un principio y un fin, y ciertamente necesitan saber que se invierte y cuando se espera obtener. Pero ya hemos hablado de que no existen realmente proyectos BPM ya que los procesos de negocio son instancias vivas que reflejan como la organización evoluciona y se adapta.
• BPMS en un ecosistema transaccional: Un motor de procesos es en sí un coordinador de actividades que generalmente son realizadas por otros sistemas que fueron desarrollados bajo su propia filosofía. Esto se traduce en que es probable que cada vez que exista una interacción con un participante que represente a un sistema estaremos ante una integración, que probablemente requiera de un proyecto en sí misma con los respectivos riesgos y esfuerzos que esto conlleva.
• Interfaces de usuario: Simple, los usuarios finales evalúan las soluciones tecnológicas con mucho énfasis en las pantallas con las que deben interactuar. Aquellos usuarios acostumbrados a trabajar con ciertas interfaces de algún sistema transaccional serán muchos más cautelosos antes de adoptar cualquier nuevo aplicativo que les genere cambios en su forma de trabajar.
• Manejo de datos relacionales y reportes: En aplicativos tradicionales existe de una u otra forma un repositorio de datos. Es común que a medida que avanza un proyecto de implementación de sistemas aparezcan requerimientos de reportes que son fácilmente atendidos a través de acceso directo a los datos relacionales. Esto no es posible en un proyecto de BPM quien tiene como función principal la coordinación de actividades sin requerir para esto una base de datos.

¿Qué estrategias adoptar para enfrentar cada uno de estos retos?

• Manejo vertical: Obtenga el respaldo de quien ostenta el mayor nivel jerárquico relacionado con el proceso. Detalle la visión macro tomando en cuenta cada uno de los niveles descendientes y valide resultados de forma ascendente.
• Alcance en términos de porcentaje de cumplimiento de objetivos de negocio.
• Integración incremental: Opte siempre por el mecanismo más simple de integración y comience iniciativas que permitan en futuras versiones tener un acoplamiento más eficiente.
• Reutilización de interfaces existentes: Minimice el impacto en las interfaces de usuario existente escogiendo una solución de BPMS que brinde mecanismos simples para conectar pantallas.
• Datamarts: Agregue a los participantes de un proceso un repositorio de datos de negocio y combine con una solución de BAM.

• Pensar como desarrollo de software. Modelar, documentar y automatizar un proceso de negocio no es similar a construir una aplicación Java o .NET. Los tipos de datos, manejo de variables, algoritmos, etc. pierden valor contra plasmar el cómo y el porqué cada participante del proceso hace cada actividad.
• Poner énfasis en las interfaces de usuarios. Los usuarios finales tras años de tratar de explicarle a los equipos TI en qué consisten sus actividades a través de la explicación de cómo quieren que funcione cada pantalla, hoy por hoy necesitan apoyo para enfocarse en que información necesitan y entregan en cada actividad donde participan.
• Utilizar la perspectiva incorrecta. Los procesos de negocio automatizables se modelan a partir de cómo se coordinan las actividades de cada participante y como en qué consiste cada interacción con el proceso en sí.
• Intentar obtener un acuerdo de todos los participantes de cómo funciona un proceso. Cada actor describe y entiende el proceso en general en función de las actividades e interacciones que lo involucran a él. Los acuerdos en el modelado de proceso deben buscarse por cada interacción y las validaciones deben considerar la vista que cada participante tiene del proceso.
• Pensar que se está trabajando en un proyecto. ¿Cómo ponerle fecha de inicio y fin a algo que por definición es cambiante y su mayor ventaja es su capacidad de adaptación en el tiempo?

¿Les interesa disminuir el riesgo en su primera iniciativa relacionada con BPM? La mejor forma de incrementar su oportunidad de ser exitoso en su camino de adopción BPM es a través del conocimiento. Considere asistir a algunas de nuestras opciones de entrenamientos, como las que haremos en Caracas, Santiago y Ciudad de México en los próximos meses. ¿Son varias las personas en su compañía que requieren de capacitación? Contácteme para acordar el mejor momento donde podemos hacer el entrenamiento en sus oficinas y con una agenda adaptada a su equipo.

El supuesto más probable en un periodo de turbulencia es que los eventos únicos no puede, por definición, ser planeados. Pero frecuentemente pueden ser previstos. Esto requiere estrategias que anticipen donde es más probable que los cambios más grandes ocurra y como es probable que sean. Estrategias que conviertan la turbulencia en oportunidades.

Poseer la habilidad de anticipar y reaccionar de forma correcta y ventajosa ante los cambios requiere, principalmente,  un profundo conocimiento de cómo opera y se comporta la organización, además de un manejo eficiente y coordinado de los recursos esfuerzos emprendidos para alcanzar los objetivos planteados.

BPM, a pesar de que sus siglas están muy relacionadas a soluciones tecnológicas de BPMS, es en sí un enfoque gerencial donde a través de conocimiento, acuerdo, documentación, seguimiento y optimización de los procesos que en pleno comprenden las actividades que una organización realiza, esta puede alcanzar altos niveles de efectividad, agilidad y productividad a través de la colaboración coordinada de los distintos actores que participan en la ejecución de cada proceso. El uso de la herramienta tecnológica correcta tan solo facilita y promueve la obtención de todos estos beneficios, pero es el enfoque y comportamiento de la organización la que sienta la pauta que implicara el éxito o fracaso del esfuerzo de adoptar este enfoque.

La gerencia de programas es la práctica de coordinar la definición, ejecución y evaluación de distintos proyectos independientes para que la suma de los beneficios obtenidos permita alcanzar objetivos de mediano y largo plazo que en si son demasiado complejos para ser visualizados desde la perspectiva de un único esfuerzo o proyecto. El manejo del plan estratégico de una organización se convierte en una gerencia de programa cuando existen los responsables, procedimientos y prácticas para asegurarse que cada iniciativa de proyecto esta alineada con alcanzar las metas planteadas.

Adoptar BPM e implementar una gerencia de programas no son prácticas finitas ni rígidas. Los procesos de una organización deben ser cambiados y ajustados mientras que los objetivos estratégicos deben revisados a fin de adaptarse a las nuevas condiciones de mercado. Ambas tienen un impacto en toda la organización e implican cambios de comportamiento en todos los niveles. La buena noticia es que cada una puede sacar ventaja de la otra:

• Entender a detalle y objetivamente como opera la organización y donde están las áreas de oportunidad para mejorar apoya a determinar el camino por recorrer para alcanzar el objetivo planteado
• Los proyectos a realizar dentro de la gerencia de programas pueden estar enfocados en ajuste, automatización y optimización de los procesos de la organización.
• Los proyectos efectivos de BPM son de corta duración, con beneficios palpables en corto tiempo lo que permite a la gerencia de programas evaluar rápidamente las decisiones tomadas y realizar ajustes de ser necesario.
• El seguimiento de las métricas de desempeño de cada proceso aporta a la gerencia de programas información sobre el progreso en el alcance de las metas propuestas.

Los próximos años plantean retos que se traducirán en oportunidades y éxitos para aquellas organizaciones que puedan reinventarse a sí mismas utilizando las herramientas más eficientes, económicas y de mayor valor. Si usted tiene cuota de responsabilidad de en su organización para hacerla más productiva, contácteme a fin de definir juntos un plan de trabajo para apoyarlo.

Como lo prometido es deuda, ya por correo electrónico se envió la presentación hecha. Adjunto en esta entrada esta el código fuente de la demostración realizada. Como utilizamos la versión empresarial Intalio|BPMS 5.2, pudimos hacer uso de Intalio|BRE para crear una matriz de decisión. Para aquellos con ganas de hacer un ejercicio, puede tomar el la implementación del proceso “Aprobación automática” y modificarla para hacer la toma de decisiones utilizando únicamente Exclusive Data Based Gateways. Recuerden que la matriz de decisión que creamos en el Webinar era de la siguiente forma:

La demostración necesita de una base de datos. Asegúrense de crear una tabla con la siguiente estructura:

CREATE TABLE 'proyectos' (

'Id' varchar(10) NOT NULL,

'Nombre' varchar(45) NOT NULL,

'Presupuesto' double NOT NULL,

PRIMARY KEY ('Id')

)

Nuevamente muchas gracias a quienes participaron. Los que perdieron la oportunidad y los que quieran ver la próxima demostración, donde estaremos revisando Intalio|BAM, pueden inscribirse en el Webinar del 12 de Febrero.

.- Introducción a Intalio
.- BPM 2.0:
.- BPMS ediciones y arquitectura
.- Demostración
.- Módulos empresariales
.- Adopción incremental
.- Preguntas y respuestas

Los Webinars en español se realizaran continuamente a partir de esta fecha. El calendario está disponible en http://intalio.com/services/training/ donde se especifica que el Webinar es español anexando las siglas SP junto a la fecha.

Espero que pronto pueda aprovechar la oportunidad de asistir a una de estas sesiones y comience su camino a la adopción de un BPMS de código abierto

• Planificación en cascada: Simplemente no aplica. Un proceso no se puede analizar, diseñar, construir, probar y publicar. Los procesos se descubren, documentan, implementan, monitorean, optimizan y se vuelven a descubrir. XP y Scrum hacen más sentido.
• Alcance delimitado: El carácter dinámico de los procesos y su naturaleza cambiante hace imposible definir el alcance en términos de entregables culminados. Un proyecto BPM debe ser planificado a tiempo finito con el objetivo alcanzar una meta de negocio a través de la documentación, automatización y optimización de un número reducido de procesos de negocio. Al cumplirse el tiempo acordado se debe medir el éxito de proyecto en función de porcentaje de avance hacia el cumplimiento de la meta planteada y allí tomar las decisiones necesarias sobre los siguientes pasos a ejecutar.
• Calculo de costos cerrados: Un proyecto BPM implica descubrir cuáles son los procesos y como funcional. ¿Cómo entonces se puede manejar un costo cerrado si no es posible determinar a priori que será necesario hacer? Se pueden realizar proyecciones basadas en los elementos conocidos adicionales al proceso (Integraciones, interfaces de usuario, etc.) y estimar en función del número y disponibilidad de los recursos. A menos de que se desee convertir el proyecto en una gran farsa contable, se debe manejar como tiempo y materiales.

Por último hay que olvidarse de “cierre de proyectos”. Y eso es simplemente porque BPM no puede ser afrontado como proyectos aislados. Adoptar una filosofía orientada a procesos involucra una forma de gestionar el negocio que implica un cambio de la cultura organizacional. Mis clientes me piden proyectos BPM y, aunque no les discuto el término, lo que reciben es asesoría en sus primeros pasos hacia una nueva forma de trabajar y una transferencia de los conocimientos necesarios para que, antes de lo que ellos piensan, empiecen a mantener sus procesos por si solos.

Toma tiempo que una organización alcance el nivel de madurez necesario para desechar el concepto de proyectos cuando se refiere a BPM. Así que mis amigos PMP, mientras eso ocurre, prepárense para cambiar los habitos o a fracasar.