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Continuando con la definición del comportamiento que queremos plasmar en nuestro proceso, ahora pasamos a enfocarnos como las instituciones proveedoras de los trámites interactuaran con el portal. Se hace importante hacer énfasis en proporcionar la mayor cantidad de flexibilidad en nuestras definiciones a fin de soportar los distintos tipos de procesos que puedan hacerse disponibles. En nuestro diagrama principal proveer de flexibilidad a las instituciones será sinónimo a incorporar el menor número posible de premisas y detalles.

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El fundamento de toda iniciativa de automatización de procesos es un buen modelado del comportamiento que esperamos tener controlado. En estas etapas iniciales es importante enfocarnos únicamente en cual es el alcance de nuestro proceso y como serán las actividades que cada uno de los actores realizara. Es irrelevante en este momento tratar de pensar en que mecanismos técnicos vamos a utilizar más adelante ya que de hacerlo lo más probable es que se generen distracciones que no nos permitan visualizar correctamente como es que el proceso a automatizar debe ejecutarse.

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En mi trabajo veo con más frecuencia un requerimiento similar en distintas verticales de negocio: Implementar un mecanismo unificado para ejecutar procesos de distinta índoles. En el sector privado lo llaman “Portal de gestión de casos”, en áreas técnicas se relacionan comúnmente a sistema de soporte (Help Desk) y en el sector gubernamental los llaman “Portal de trámites” o “Ventanilla única”.

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